COVAN Énoncé de confidentialité

CONTEXTE

Le COVAN a le mandat de planifier, organiser, financer et tenir à Vancouver et Whistler les Jeux olympiques et les Jeux paralympiques d’hiver de 2010, ainsi que les épreuves préparatoires (collectivement, les « Jeux »). Dans le cadre de ce mandat, le COVAN contribuera à promouvoir Vancouver, Whistler, la province de la Colombie-Britannique et le Canada et travaillera avec ses partenaires, soit le gouvernement du Canada, le gouvernement de la Colombie-Britannique, la Ville de Vancouver, la Municipalité de villégiature de Whistler, le Comité olympique canadien et le Comité paralympique canadien. Il collaborera aussi avec le Comité international olympique, le Comité international paralympique et les comités olympiques des divers pays qui seront représentés aux Jeux.
Dans le cadre de l’exécution de ce mandat, le COVAN entend recueillir, utiliser et divulguer certains renseignements personnels sur les participants aux Jeux ainsi que sur ses employés, bénévoles, acheteurs de billets, spectateurs et clients individuels.
Le présent énoncé de confidentialité sert à informer le public des pratiques du COVAN en matière de protection des renseignements personnels. Le COVAN s’est également doté d’une politique de confidentialité détaillée, de politiques de confidentialité applicables à ses employés et bénévoles, d’une politique de confidentialité relative à son site Web ainsi que d’autres politiques et procédures relatives à l’engagement pris par le COVAN de protéger les renseignements personnels. Les termes de l’énoncé de confidentialité s’entendent au sens qui leur est donné dans les politiques détaillées disponibles sur demande faite par écrit au chef de la protection de la vie privée.
L’énoncé de confidentialité fait le survol des pratiques du COVAN en matière de confidentialité. Le COVAN entend recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels uniquement par des moyens justes et légitimes. Le COVAN a également élaboré une Politique de confidentialité générale.

POLITIQUE

Le COVAN peut recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels uniquement dans la mesure nécessaire à l’atteinte des buts suivants : 

• réaliser le programme de cartes d’identification et d’accréditation des Jeux;
• construire les sites des Jeux;
• transporter les participants et les spectateurs aux Jeux;
• organiser et tenir les épreuves sportives des Jeux;
• assurer la sécurité pendant les Jeux;
• loger les participants aux Jeux;
• exécuter son mandat en matière de développement durable;
• offrir la possibilité de commanditer les Jeux;
• fournir des services médicaux, ce qui comprend les services de santé et le contrôle du dopage, pendant les Jeux;
• respecter les engagements contractuels pris aux termes du contrat intervenu entre la ville hôte et le Comité international olympique et de l’Entente multipartite;
• fournir des programmes culturels dans le cadre des Jeux;
• faciliter la tenue du programme de la flamme olympique et du relais de la flamme;
• fournir des spectacles dans le cadre des Jeux;
• fournir des médailles sportives et commémoratives;
• assurer la protection juridique des symboles et marques de commerce olympiques;
• exploiter un système de distribution des billets d’entrée et des produits dérivés et fournir les billets et les produits dérivés pour les Jeux;
• faire de la publicité;
• mettre en œuvre ses programmes de marketing;
• respecter les exigences de la loi.

Pour assurer l’atteinte de ces buts, le COVAN peut divulguer des renseignements personnels à des tiers, dont la GRC, le Comité international olympique (CIO), le Comité international paralympique (CIP), le Comité olympique canadien (COC), le Comité paralympique canadien (CPC) et les comités olympiques d’autres pays, les organismes des gouvernements provincial et fédéral associés au COVAN pour l’organisation des Jeux, les organismes de bénévoles, de même que les autres entrepreneurs et organismes sous-traitants ayant conclu un marché avec le COVAN pour l’aider à assurer la tenue des Jeux. Le COVAN peut divulguer vos renseignements personnels à l’extérieur du Canada.

Le COVAN ne peut recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels qu’aux fins énumérées ci-dessus, sauf s’il obtient votre consentement à l’égard d’une nouvelle fin pour laquelle recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements à votre sujet, ou s’il a le droit de recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement, en vertu d’une exception prévue par la loi .
Le COVAN entend protéger vos renseignements personnels par des mesures de sécurité adéquates. Le COVAN entend s’efforcer de veiller à l’exactitude et à l’exhaustivité de vos renseignements personnels s’il est susceptible de s’en servir pour prendre une décision qui vous concerne ou de divulguer ces renseignements à une autre organisation.
Le COVAN entend établir un calendrier adéquat pour la conservation des renseignements personnels. Le COVAN entend donner aux particuliers le droit de produire des demandes d’accès et de correction concernant leurs renseignements personnels et mettre sur pied des procédures de plainte adéquates. Le COVAN entend s’assurer, dans l’éventualité où vos renseignements personnels seraient communiqués à des tiers, que ceux-ci mettront également en œuvre des mesures adéquates de protection de vos renseignements personnels.
Vous pouvez choisir en tout temps de retirer votre consentement à ce que le COVAN recueille, utilise ou divulgue vos renseignements personnels pour les fins mentionnées plus haut, sous réserve des restrictions juridiques ou contractuelles applicables et moyennant un préavis raisonnable. Le COVAN vous informera alors des conséquences possibles du retrait de votre consentement.
Pour toute question ou préoccupation concernant les politiques ou pratiques du COVAN en matière de confidentialité, vous pouvez communiquer avec le chef de la protection de la vie privée du COVAN :
Par la poste
Chef de la protection de la vie privée
Comité d’organisation des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver
3585, rue Graveley
Vancouver (Colombie-Britannique)
V5K 5J5
Au téléphone : 778-328-1023
Par courriel : Privacy_Officer@vancouver2010.com
Pour plus de détails, écrivez à info@vancouver2010.com
La présente version est en vigueur depuis le 21 juin 2006.