À la suite de la publication de notre premier Rapport
de durabilité (2005-2006), un processus
d’engagement a été
exécuté par un consultant externe dans le but
d’évaluer la mesure dans laquelle les
partenaires et les intervenants du COVAN étaient
d’avis que le premier rapport était un outil
d’imputabilité utile.
Des recommandations clés concernant
l’amélioration de
l’imputabilité du rapport ont
entraîné les modifications suivantes au
rapport de l’année 2006-2007
:
Engagement des intervenants et des partenaires dans le cadre du Rapport de durabilité 2006-2007
-
Un résumé distinct est disponible et il y a plus de renseignements dans le site Web vancouver2010.com.
-
Nous précisons les défis que relève le COVAN en vue de renforcer son rendement en matière de durabilité.
-
Pour communiquer les liens nécessaires à une approche intégrée à la durabilité nous décrivons le lien avec la durabilité pour chacun des objectifs de rendement.
-
Dans la mesure du possible, nous utilisons des paramètres quantitatifs et mettons l’accent sur les mesures quantifiables dans notre résumé de rendement.
-
Pour enrichir le contexte, nous y ajoutons un tableau dans lequel sont comparés les initiatives liées à la durabilité des Jeux d’hiver de 2010 et les engagements envers celles d’autres Jeux. Nous sommes les premiers à établir une structure et des rapports autour de l’ensemble des aspects de la durabilité.
-
Nous avons devancé notre échéance de l’assurance du rapport par une tierce partie, à savoir du rapport couvrant seulement la période de 2009-2010 aux rapports couvrant les périodes de 2008-2009 et de 2009-2010.
Les intervenants étaient en grande partie satisfaits
du processus de consultation, mais ils ont demandé de
pouvoir y participer plus tôt à
l’avenir. Par conséquent, nous avons
décidé d’exécuter un
autre processus d’engagement des intervenants en
octobre 2007, leur demandant ainsi leur rétroaction au
sujet d’une ébauche du rapport de 2006 2007.
Environ 35 personnes représentant 18 organismes ont participé aux consultations ce rapport, lesquelles comprenaient des groupes de consultation et des entrevues. Les participants comprenaient le grand public, des effectifs du COVAN, des résidents des quartiers défavorisés, des représentants d’organismes voués à la protection de l’environnement et à la durabilité, des personnes ayant un handicap, des représentants de syndicats et d’organismes défenseurs des droits de la personne ainsi que des partenaires du COVAN (les trois ordres de gouvernement et les quatre Premières nations hôtes), d’autres groupes autochtones et des membres du Comité consultatif du conseil d’administration sur le rendement en matière de durabilité multilatéral du COVAN.
Environ 35 personnes représentant 18 organismes ont participé aux consultations ce rapport, lesquelles comprenaient des groupes de consultation et des entrevues. Les participants comprenaient le grand public, des effectifs du COVAN, des résidents des quartiers défavorisés, des représentants d’organismes voués à la protection de l’environnement et à la durabilité, des personnes ayant un handicap, des représentants de syndicats et d’organismes défenseurs des droits de la personne ainsi que des partenaires du COVAN (les trois ordres de gouvernement et les quatre Premières nations hôtes), d’autres groupes autochtones et des membres du Comité consultatif du conseil d’administration sur le rendement en matière de durabilité multilatéral du COVAN.
Approche à la consultation
Nous avons ciblé certaines personnes et certains
organismes qui offraient déjà leurs services
au COVAN et qui étaient quelque peu au courant de nos
activités en matière de
durabilité. La portée de la consultation
avait été clairement communiquée
dans les invitations et une fiche d’information de
trois pages. Après avoir signé des ententes
de confidentialité, les participants ont reçu
l’ébauche des chapitres les plus pertinents
à leurs intérêts. Notre
expert-conseil a tenu des groupes de consultation et des entrevues
par téléphone afin d’obtenir une
rétroaction.
Un modèle, comportant neuf questions sous neuf critères d’évaluation issus des Directives de présentation de rapports de durabilité de la Global Reporting Initiative (GRI) et du standard d’engagement des intervenants AA1000, a été utilisé en vue d’obtenir des commentaires. Voici les neuf critères d’évaluation :
Un modèle, comportant neuf questions sous neuf critères d’évaluation issus des Directives de présentation de rapports de durabilité de la Global Reporting Initiative (GRI) et du standard d’engagement des intervenants AA1000, a été utilisé en vue d’obtenir des commentaires. Voici les neuf critères d’évaluation :
-
Pertinence
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Utilité comme outil d’imputabilité
-
Contexte de durabilité
-
Exhaustivité
-
Exactitude
-
Équilibre
-
Clarté de la présentation
-
Réceptivité
-
Consultation des intervenants
« Le tout est axé sur les processus. Nous
aimerions en apprendre davantage sur les extrants et les
répercussions. »
— Heather Scholefield, directrice, University of British Columbia Sustainability Strategy
« L’année dernière, j’ai mentionné que nous avions besoin davantage de paramètres et de chiffres. Il semble que l’on m’ait écoutée. »
— Amy Clausen, cérémonies, effectifs du COVAN
Les recommandations clés découlant de la rétroaction des intervenants, ainsi que nos réponses à ces recommandations, sont résumées comme suit :
À titre d’outil de production de rapports de rendement, nous ne savons pas à quelle période se rapportent les rapports. Vous devriez également établir vos buts futurs de façon plus claire afin que l’on puisse mieux comprendre la façon dont les activités de cette année correspondent à la vue d’ensemble et décrire un plus grand nombre d’extrants et de répercussions.
Dans notre Rapport de durabilité 2006-2007, nous avons indiqué plus clairement que ce rendement se rapporte à l’exercice 2006- 2007 seulement. Par conséquent, dans le rapport, nous tentons également d’indiquer de façon plus précise nos extrants et les répercussions, ainsi que ce que nous espérons accomplir au cours de la période visée par le rapport 2007-2008 à venir. Dans la mesure du possible, nous indiquons nos buts en matière d’héritage finaux.
Démontrez plus clairement la façon dont la participation des intervenants contribue à la structure de vos rapports. Assurez-vous que cela soit plus évident dans votre site Web. Envisagez avoir un lien autonome à la participation des intervenants, avec des résumés sur l’engagement des intervenants, des listes de groupes, des occasions de participer, et ainsi de suite.
En plus des encadrés « Commentaires » et « Engagement » dans chaque chapitre, nous avons rédigé un résumé sur l’engagement et l’avons inséré le chapitre sur l’« Imputabilité ». Nous apprécions l’idée d’un lien autonome à la participation des intervenants, donc nous l’incorporerons dans notre site Web.
Essayez de toucher d’autres intervenants (les médias et le grand public) au moyen des renseignements contenus dans ce rapport et montrez-leur en quoi ils sont pertinents à eux. Combien de personnes savent réellement que le Comité d’organisation des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver a pris de tels engagements? Envisagez créer une copie papier conviviale du Résumé.
— Heather Scholefield, directrice, University of British Columbia Sustainability Strategy
« L’année dernière, j’ai mentionné que nous avions besoin davantage de paramètres et de chiffres. Il semble que l’on m’ait écoutée. »
— Amy Clausen, cérémonies, effectifs du COVAN
Les recommandations clés découlant de la rétroaction des intervenants, ainsi que nos réponses à ces recommandations, sont résumées comme suit :
À titre d’outil de production de rapports de rendement, nous ne savons pas à quelle période se rapportent les rapports. Vous devriez également établir vos buts futurs de façon plus claire afin que l’on puisse mieux comprendre la façon dont les activités de cette année correspondent à la vue d’ensemble et décrire un plus grand nombre d’extrants et de répercussions.
Dans notre Rapport de durabilité 2006-2007, nous avons indiqué plus clairement que ce rendement se rapporte à l’exercice 2006- 2007 seulement. Par conséquent, dans le rapport, nous tentons également d’indiquer de façon plus précise nos extrants et les répercussions, ainsi que ce que nous espérons accomplir au cours de la période visée par le rapport 2007-2008 à venir. Dans la mesure du possible, nous indiquons nos buts en matière d’héritage finaux.
Démontrez plus clairement la façon dont la participation des intervenants contribue à la structure de vos rapports. Assurez-vous que cela soit plus évident dans votre site Web. Envisagez avoir un lien autonome à la participation des intervenants, avec des résumés sur l’engagement des intervenants, des listes de groupes, des occasions de participer, et ainsi de suite.
En plus des encadrés « Commentaires » et « Engagement » dans chaque chapitre, nous avons rédigé un résumé sur l’engagement et l’avons inséré le chapitre sur l’« Imputabilité ». Nous apprécions l’idée d’un lien autonome à la participation des intervenants, donc nous l’incorporerons dans notre site Web.
Essayez de toucher d’autres intervenants (les médias et le grand public) au moyen des renseignements contenus dans ce rapport et montrez-leur en quoi ils sont pertinents à eux. Combien de personnes savent réellement que le Comité d’organisation des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver a pris de tels engagements? Envisagez créer une copie papier conviviale du Résumé.
En réponse, nous avons rédigé
un coup d’œil sur la durabilité
distinct qui souligne nos réalisations et les
défis que nous avons dû affronter au cours de
la période visée par le dernier rapport. Ce
coup d’œil sera distribué au
public et à d’autres intervenants.
Préparez un résumé exhaustif qui sera joint à la « carte de pointage » et déplacez la carte de pointage vers le début du rapport.
Terminé
Concevez et formatez attentivement votre rapport afin de rendre la structure des chapitres et divers éléments plus évidents, particulièrement pour délimiter les sous-titres et les sujets.
Terminé
Envisagez tenir à jour un rapport de durabilité de base, mais ajoutez des renseignements supplémentaires dans le site Web.
Nous avons supprimé le matériel technique détaillé (comme les tableaux) du présent rapport et les avons affichés dans notre site Web, en plus d’autres renseignements généraux.
Effectuez des changements afin de vous assurer que le site Web de la durabilité de Vancouver 2010 est mieux connu et utilisé. Assurez-vous qu’il est courant, mis à jour et interactif.
De concert avec le présent rapport, nous mettrons à jour notre site Web au moyen de renseignements courants. Nous envisageons également de nouvelles façons de rendre notre site Web plus interactif.
Du point de vue de l’exhaustivité et de l’équilibre, ce rapport est mieux équilibré que celui de l’année dernière, mais nous aimerions quand même voir d’autres détails sur les obstacles auxquels vous devez faire face, une reconnaissance du contexte plus général (par exemple, le boom économique, l’hébergement) et un aperçu de ce qui est possible dans le cadre du mandat du Comité d’organisation des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver. De plus, efforcez-vous de mieux renseigner les gens au sujet de la durabilité.
Le rapport de cette année comprend davantage de discussions sur les défis auxquels nous faisons face. La portée de notre rapport est clairement définie dans la section « Introduction ». Toutefois, il est difficile de reconnaître et d’aborder le contexte plus général des Jeux dans un seul rapport, puisque nous collaborons avec tant de partenaires, d’intervenants et de commanditaires. Dans le chapitre 6 : Le sport pour un mode de vie durable, nous avons incorporé des renseignements supplémentaires sur nos efforts en matière d’éducation sur la durabilité, y compris notre site Web éducatif /EDU.
Préparez un résumé exhaustif qui sera joint à la « carte de pointage » et déplacez la carte de pointage vers le début du rapport.
Terminé
Concevez et formatez attentivement votre rapport afin de rendre la structure des chapitres et divers éléments plus évidents, particulièrement pour délimiter les sous-titres et les sujets.
Terminé
Envisagez tenir à jour un rapport de durabilité de base, mais ajoutez des renseignements supplémentaires dans le site Web.
Nous avons supprimé le matériel technique détaillé (comme les tableaux) du présent rapport et les avons affichés dans notre site Web, en plus d’autres renseignements généraux.
Effectuez des changements afin de vous assurer que le site Web de la durabilité de Vancouver 2010 est mieux connu et utilisé. Assurez-vous qu’il est courant, mis à jour et interactif.
De concert avec le présent rapport, nous mettrons à jour notre site Web au moyen de renseignements courants. Nous envisageons également de nouvelles façons de rendre notre site Web plus interactif.
Du point de vue de l’exhaustivité et de l’équilibre, ce rapport est mieux équilibré que celui de l’année dernière, mais nous aimerions quand même voir d’autres détails sur les obstacles auxquels vous devez faire face, une reconnaissance du contexte plus général (par exemple, le boom économique, l’hébergement) et un aperçu de ce qui est possible dans le cadre du mandat du Comité d’organisation des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver. De plus, efforcez-vous de mieux renseigner les gens au sujet de la durabilité.
Le rapport de cette année comprend davantage de discussions sur les défis auxquels nous faisons face. La portée de notre rapport est clairement définie dans la section « Introduction ». Toutefois, il est difficile de reconnaître et d’aborder le contexte plus général des Jeux dans un seul rapport, puisque nous collaborons avec tant de partenaires, d’intervenants et de commanditaires. Dans le chapitre 6 : Le sport pour un mode de vie durable, nous avons incorporé des renseignements supplémentaires sur nos efforts en matière d’éducation sur la durabilité, y compris notre site Web éducatif /EDU.
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