COVAN Réunion du conseil d’administration -- Le 19 septembre 2007

• Visite de la Commission de coordination du Comité international olympique (CIO) et des fédérations internationales de sports : Le rapport du directeur général a débuté par la présentation d’un compte rendu de la 5e visite de la Commission de coordination du CIO qui a eu lieu au COVAN du 11 au 13 septembre. Pour la première fois, la visite a également compris une représentation des sept fédérations internationales (FI) de sports d’hiver. Les réunions ont été très fructueuses et réussies, si bien que le CIO et le COVAN ont par la suite accepté d’annuler la prochaine réunion semestrielle d’évaluation du projet du CIO qui devait avoir lieu à Vancouver en décembre prochain. La prochaine visite de la Commission de coordination du CIO est prévue pour février 2008, à Vancouver, et comprendra une visite du président du CIO, Monsieur Jacques Rogge.
• Visite de Gerhard Heiberg : Du 24 au 26 septembre, le COVAN accueillera Gerhard Heiberg, président de la Commission de marketing du CIO, ancien président-directeur général du Comité d’organisation des XVIIes Jeux olympiques d’hiver de Lillehammer et ancien président de la Commission d’évaluation de Vancouver 2010. Sa visite comprendra une visite des sites, des réunions avec les partenaires et les fonctions internes du COVAN, ainsi que des allocutions à Richmond et au COVAN.
• Union internationale de patinage (ISU) : Le COVAN a reçu confirmation que l’ISU a accepté la proposition du COVAN qui vise à changer d’installation d’entraînement. Au lieu d’utiliser l’Agrodome, on utilisera désormais Killarney Arena. L’ISU a également approuvé l’horaire des épreuves préparatoires du COVAN, qui comprendra les championnats du monde individuels de patinage longue piste, une coupe du monde en patinage sur piste courte et la Coupe des quatre continents en patinage artistique.
• Partenariats provinciaux et territoriaux : On a présenté un compte rendu sur les quatre protocoles d’entente conclus avec les provinces du Manitoba, du Nouveau-Brunswick, de l’Île-du-Prince-Édouard et de Terre-Neuve-et-Labrador. Des discussions sont en cours avec les autres provinces.
• Mise à jour sur la construction des sites : On est maintenant au sommet de la période de construction des sites. Les équipes sont toutes mobilisées à tous les sites de compétition. Le projet est toujours sur la bonne voie pour que le programme entier se termine à la fin de 2008. On a avancé considérablement à tous les sites et les objectifs de cette année seront atteints.
  
  Faits saillants des réalisations récentes jusqu’à ce jour :
  
  
  • Le Centre des sports de glisse de Whistler a atteint une étape importante en septembre avec l’achèvement, selon les échéances, du bétonnage de la piste entière.
  • La fabrication et l’érection des structures de saut à ski au Site nordique de Whistler se sont terminées en avance sur les prévisions.
  • On a testé avec succès le nouveau système de réfrigération de Pacific Coliseum.
  • Le toit de l’aréna principal du Centre des sports d’hiver UBC a été érigé.
  • L’excavation du passage inférieur des skieurs, sur le parcours de descente des dames à Whistler Creekside, est terminée et l’érection de la structure du passage est bien avancée.
  • Les travaux de l’aire d’arrivée de Whistler Creekside sont terminés et le ruisseau Boyd Creek a été détourné afin de protéger l’habitat des grenouilles-à-queue.
• À l’exception du Centre des athlètes de Whistler et d’un nombre de contrats mineurs à Hillcrest/Nat Bailey Stadium Park, les activités d’approvisionnement sont presque terminées. Des renseignements supplémentaires sur les sites sont fournis dans le compte rendu du Comité de finances qui suit.
• Village olympique et paralympique de Vancouver : Les travaux d’aménagement à l’aide de matériaux inertes et de finition du front d’eau de la ville de Vancouver ont commencé vers la fin du mois de mai et avancent bien. La préparation des piliers et des fondations a débuté sur les parcelles deux et neuf et on s’attend à ce que toutes les parcelles soient « nivelées » d’ici la fin de l’automne.
• Village olympique et paralympique de Whistler : Les travaux avancent bien au site avec l’installation des services publics et la construction de la route. La Whistler Development Corporation (WDC) a soumis trois demandes de permis de développement pour lesquelles elle a reçu approbation. Les travaux de fondations débuteront à l’automne. La WDC a également préparé des sites pour le début de la construction du Centre des athlètes de Whistler (CAW), qui devrait avoir lieu en septembre. La station de transfert des déchets municipale a maintenant été entièrement déplacée du site et les travaux de couverture de décharge finale ont débuté; ils devraient se terminer cette année.
• Compte rendu sur l’hébergement : L’équipe de l’hébergement a passé en revue les discussions qui ont eu lieu avec la Commission de coordination du CIO la semaine dernière et a indiqué que l’équipe du COVAN a acquis environ 93 pour cent des stocks nécessaires, à Vancouver et à Whistler, pour satisfaire aux exigences des clients principaux pour les Jeux. L’intérêt pour assister aux Jeux d’hiver de 2010 est élevé et l’équipe de l’hébergement continuera de travailler en vue de dépasser ses objectifs généraux en matière de stocks.
• Mise à jour sur les mascottes et le relais des flammes : On a présenté une mise à jour sur le processus d’élaboration des mascottes et la planification du relais des flammes.
• Compte rendu sur le programme de bénévolat : La fonction Main-d’œuvre travaille avec les principaux intervenants, à l’interne et à l’externe, afin de déterminer les besoins en matière de bénévoles avant et pendant les Jeux. Ce travail aboutira par l’« appel aux bénévoles » en février 2008.
  
  Historiquement, 59 pour cent des bénévoles proviennent de la ville-hôte, 30 pour cent proviennent de la région provinciale, 10 pour cent de partout au pays et l’autre 1 pour cent du reste du monde. On prévoit avoir besoin de 25 000 bénévoles et de 15 000 participants (pour les cérémonies) pour les Jeux d’hiver de 2010. On aura également besoin de bénévoles spécialisés, particulièrement dans les domaines du sport et de la médecine.
• On a aussi présenté un compte rendu de la division du marketing et des revenus qui comprenait des détails au sujet du programme de commandites du COVAN et des discussions actuelles avec des partenaires commerciaux possibles. Le COVAN continue de respecter les objectifs en vue d’atteindre son but de revenus de commandites en 2007. En général, le COVAN a obtenu des engagements qui s’élèvent à plus de 630 millions de dollars relativement à son objectif de commandites nationales de 760 millions de dollars pour les Jeux.

• Le conseil d’administration a approuvé une recommandation proposée par le Comité de finances qui vise à transférer des sommes du fonds de prévoyance du budget d’immobilisations central du COVAN afin de couvrir les pressions inflationnistes accrues ressenties à quatre sites de compétition.
• Le fonds de prévoyance du budget d’immobilisations central fait partie du budget de construction général de 580 millions de dollars. Avec le retrait du fonds de prévoyance, le programme d’aménagement des sites du COVAN respecte les objectifs d’achèvement grâce à un budget de 580 millions de dollars.

• Allocation de 850 000 $ pour Cypress Mountain
• Allocation de 25 millions de dollars pour le Centre des athlètes de Whistler
• Allocation de 500 000 $ pour BC Place Stadium
• Allocation de 150 000 $ pour l’Anneau de Richmond

• Avec le retrait approuvé de 26,5 millions de dollars du fonds de prévoyance, il reste maintenant 26,8 millions de dollars dans le fonds de prévoyance du budget d’immobilisations central qui s’élevait à 53,5 millions. Des évaluations récentes ont conclu que le programme de fonds de prévoyance est toujours en bonne condition et à un niveau approprié étant donné le stade des contrats et la construction des sites. Le reste du fonds de prévoyance des sites continue également de représenter une somme plus importante que ce qui est exigé dans le cadre des engagements du COVAN envers la Province de la Colombie-Britannique.
• Le COVAN fera état officiel de la situation du fonds de prévoyance dans son rapport annuel dont la publication est prévue pour le 17 octobre 2007.