COVAN Réunion du conseil d’administration -- Le 18 juillet 2007

• 119e session du Comité international olympique à Guatemala : Le COVAN a présenté un rapport d’étape à la commission exécutive du CIO et à la session complète du Comité international olympique à Guatemala plus tôt ce mois-ci.
• Visite du CIP (du 18 au 21 juin 2007) : Une délégation de 10 membres du personnel du Comité international paralympique (CIP) a rencontré des membres de l’équipe du COVAN afin de présenter des sessions de transfert des connaissances sur les services médicaux et les services à la famille paralympique. La visite du CIP a également servi d’examen d’une journée et demie du projet. L’examen a compris des comptes rendus présentés par le COVAN pour 13 secteurs. La vision du COVAN pour les Jeux de 2010 correspond adéquatement aux propres objectifs du CIP lorsqu’il s’agit d’accroître la visibilité des Jeux paralympiques, de créer une atmosphère remarquable pour les Jeux et de laisser un héritage positif pour le sport.
• Relations gouvernementales et avec les partenaires : Au cours des quelques derniers mois, l’équipe du COVAN s’est grandement concentrée à appuyer l’adoption du projet de loi C- 47, Loi sur les marques olympiques et paralympiques. Le projet de loi a reçu La sanction royale le 22 juin 2007.
• Publication du Rapport de durabilité 2005-2006 Vancouver 2010 : En juin, le COVAN a publié son premier rapport de rendement en matière de durabilité, rapport qui sera mis à jour tous les ans.
• Village olympique et paralympique de Vancouver : La planification et le travail de conception détaillés se poursuivent avec la Ville de Vancouver et Millennium Properties. La Ville a terminé des composantes importantes de la préparation et de la viabilisation du site, y compris l’installation des services publics, la construction de la route et l’aménagement du front d’eau. Millennium procède à l’excavation des parcelles de terrain depuis janvier 2007. Les travaux d’aménagement paysager du front d’eau ont débuté vers la fin mai pour s’assurer que le front d’eau puisse être ouvert au public pendant la période de construction.
• Village olympique et paralympique de Whistler : On a fait d’importants progrès au chantier avec l’installation des services publics et la construction de la route. La Whistler Development Corporation (WDC) a soumis sa première demande de permis de développement (pour 42 unités d’habitation en rangée sur la parcelle A) en vue de considération par la Municipalité de villégiature de Whistler (RMOW) à la fin du mois de mai. Cela permettra de commencer les travaux de fondation d’ici la fin de l’été. Les travaux de conception architecturale avancent bien aussi pour deux immeubles d’habitation qui se trouveront au cœur du Village olympique et paralympique de Whistler.
• Compte rendu sur l’hébergement : L’équipe de la fonction Hébergement s’est maintenant procuré plus de 80 p. 100 des exigences en matière de chambres du COVAN, y compris environ 14 000 chambres dans la Grande région de Vancouver. Le Comité d’organisation continue de travailler avec les hôtels pour se procurer de l’hébergement supplémentaire afin de s’assurer de pouvoir satisfaire à toutes les exigences en matière de chambres. À Whistler, environ 4 000 chambres ont été promises jusqu’à maintenant et les négociations avec les propriétaires se poursuivent. Les équipes Hébergement, Technologie et Finances travaillent également à concevoir et à mettre en œuvre les processus d’affaires nécessaires pour exploiter le système de réservation.
• Événement communautaire culturel : Le 12 juin, le COVAN a invité la communauté créative et les médias de Vancouver à assister à un aperçu des programmes Culture et célébration, Éducation et Cérémonies du COVAN. Plus de 450 participants ont assisté et de nombreux autres ont suivi en ligne. On a annoncé une demande de propositions pour obtenir des soumissions de partenariats de programmation pour la Célébration 2008. À la suite de cette demande, on a reçu 188 propositions provenant de professionnels des arts et des divertissements de partout en Colombie-Britannique et ailleurs.
• Mise à jour sur les communications : Le 16 juin, le COVAN a lancé son nouveau site intranet appelé ICE qui servira d’outil de communication interne essentiel pour la main-d’œuvre croissante du COVAN. On est actuellement en train d’élaborer un site extranet qui portera le nom de SNOW. En juin, le COVAN a également atteint une étape importante quant à la réalisation de sa stratégie de publicité. Après un processus approfondi et concurrentiel, un groupe pancanadien nommé The Hyphen Alliance, a été choisi comme l’agence de création et de publicité du COVAN. Ce groupe se compose des entités suivantes : Hyphen Communications (Vancouver), Downtown Partners (Toronto) et bleublancrouge (Montréal). On procède actuellement aux dernières étapes pour sélectionner l’agence d’achat de médias qui aidera le COVAN à élaborer des plans de publicité stratégique.

• Le conseil d’administration a assisté à un aperçu sur les revenus et le marketing, qui comprenait un compte rendu sur le programme de commandites du COVAN, des discussions sur de nouveaux partenaires commerciaux possibles et des détails sur l’intérêt des entreprises relativement aux occasions de commandites du relais de la flamme.
• On a présenté un compte rendu sur la billetterie, accompagnée d’une confirmation des prochaines étapes de la stratégie de planification de la billetterie de Vancouver 2010, y compris la diffusion au public de renseignements sur la vente de billet à l’automne 2007.
• Le Comité directeur pour les activités pendant les Jeux (GTO) du COVAN a présenté un rapport détaillé sur les avancements faits au sein du comité d’organisation tandis que ses 53 fonctions se concentrent sur la planification importante des activités pendant les Jeux.
• Les rapports de la direction comprenaient également : un compte rendu du secteur Sports, un compte rendu sur l’approbation du projet de loi C-47 et un compte rendu du Comité directeur en matière de communications stratégiques du COVAN.

• Même si la lenteur de la fonte des neiges aux altitudes plus élevées a nécessité que l’on reporte l’horaire dans certains secteurs, l’horaire général des sites est toujours sur la bonne voie.
• Les 350 dernières fondations du Centre des sports de glisse de Whistler ont été construites au milieu du mois de juin et la première poutre de toit a récemment été érigée à l’Anneau de Richmond.
• Les premières des sections préfabriquées des structures de saut à ski ont été transportées au chantier du Site nordique de Whistler.
• Le nivellement de la demi-lune de surf des neiges à Cypress Mountain avance bien, tandis que les patinoires B et C du Centre des sports d’hiver UBC ont maintenant été remises aux mains de UBC qui peut les utiliser. Les entrepreneurs sont arrivés à Pacific Coliseum pour entreprendre les travaux prévus de rénovation pour la glace. Les résutlats de la construction sont maintenant de plus en plus visibles à Hillcrest/Nat Bailey Stadium Park tandis que l’excavation est terminée et que les fondations ont été coulées.
• L’achèvement des travaux du Centre des athlètes de Whistler est prévu pour l’automne 2008. La conception du Centre de haute performance est terminée et on a émis une demande de propositions pour les panneaux de façade. On devrait accorder sous peu un contrat général pour le reste des travaux qui devraient commencer en août.
• Le Comité consultatif de construction du COVAN a tenu une réunion au chantier de Hillcrest le 21 juin. Le comité a été mis en place à la suite des accords conclus avec les partenaires gouvernementaux qui financent le programme d’élaboration des sites du COVAN. Les membres de ce comité sont : Klaus Biebach, Dan Doyle, Tom Johnson, Anibal Valente et Henry Wakabayashi.

• Compte rendu sur la(les) mascotte(s)
• Compte rendu sur les cérémonies