COVAN Politique générale de confidentialité des renseignements de source externe
I. CONTEXTE
Le Comité d’organisation des Jeux
olympiques et paralympiques d’hiver de 2010
à Vancouver (COVAN) respecte votre vie privée
et cherche à protéger vos renseignements
personnels. La protection des renseignements personnels est
assujettie aux dispositions de la
Personal Information Protection Act (
« PIPA ») de la Colombie-Britannique
et peut être assujettie à des lois
provinciales ou fédérales canadiennes
comparables.
La présente politique explique les circonstances dans
lesquelles le COVAN peut recueillir, utiliser et divulguer les
renseignements personnels qui lui sont fournis dans le cadre de
l’exécution de son mandat. Le COVAN
s’est doté d’une politique de
confidentialité relative à son site Web et
d’autres politiques de confidentialité pour
la protection des renseignements personnels de ses
employés et bénévoles.
« Renseignements personnels »
s’entend des renseignements concernant une personne qui
peut être identifiée, sauf le nom, la
fonction ou le titre du poste, le numéro de
téléphone professionnel, les adresses postale
et électronique au travail et le numéro de
télécopieur au travail. Sont
également exclus les renseignements relatifs aux
produits du travail de la personne.
La présente politique décrit les principes
et pratiques que le COVAN entend suivre afin de protéger
vos renseignements personnels. Le COVAN entend assurer
l’exactitude, la confidentialité et la
protection de vos renseignements personnels et se conformer aux
prescriptions de la loi qui vous autorisent à demander
l’accès et la correction de vos
renseignements personnels.
II. CHAMP D’APPLICATION
La présente politique s’applique au
COVAN. Le COVAN se réserve le droit de modifier sa
politique de confidentialité de temps à autre
afin d’assurer sa concordance avec les modifications
éventuelles aux lois et règlements.
La présente politique de confidentialité
ne prescrit aucune limite quant à la collecte,
à l’utilisation et à la
divulgation des renseignements personnels :
-
visés par l’une des exceptions prévues aux articles 12, 15 et 18 de la PIPA sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels sans le consentement de la personne;
-
recueillis avant le 1er janvier 2004, si l’utilisation et la divulgation de ces renseignements personnels visent les fins raisonnables pour lesquelles ils ont été recueillis.
La présente politique de confidentialité
ne s’applique pas aux renseignements personnels
visés par la Freedom of Information and Protection of
Privacy Act de la Colombie-Britannique ou par la Loi sur
l’accès à
l’information ou la Loi sur la protection des
renseignements personnels du Canada.
III. DÉFINITIONS
Les définitions qui suivent s’appliquent
à la présente politique.
« COVAN » : le
Comité d’organisation des Jeux olympiques et
paralympiques d’hiver de 2010 à
Vancouver.
« Jeux » : les Jeux
olympiques d’hiver de 2010 et les Jeux paralympiques
d’hiver de 2010.
« participants » : personnes
qui viennent aux Jeux afin d’y participer, y compris,
de façon non limitative, les athlètes, les
juges, les arbitres, les soigneurs, les entraîneurs, les
membres des médias et les membres de la famille
olympique;
« collecte » : action de
réunir, d’acquérir ou
d’obtenir des renseignements personnels de quelque
source que ce soit, y compris des tiers, et par quelque moyen que
ce soit;
« consentement » : accord
donné volontairement par une personne quant à
la collecte, à l’utilisation ou à
la divulgation de renseignements personnels à des fins
raisonnables qui lui ont été
communiquées. Le consentement peut être
explicite ou implicite. Le consentement explicite peut
être donné de vive voix ou par
écrit, mais il est toujours sans équivoque.
Le consentement implicite est celui qu’on peut
raisonnablement déduire de l’action ou de
l’inaction d’une personne;
« divulgation » : action de
rendre des renseignements personnels disponibles à
l’extérieur du COVAN;
« utilisation » :
traitement, manipulation, gestion et conservation de renseignements
personnels par le COVAN;
« renseignements personnels »
: renseignements concernant une personne qui peut
être identifiée, sauf les
coordonnées de la personne et les renseignements
concernant les produits de son travail;
« coordonnées » :
renseignements permettant d’entrer en communication
avec une personne à son lieu de travail, soit le nom de
la personne, la fonction ou le titre du poste, le numéro
de téléphone professionnel, les adresses
postale et électronique au travail et le
numéro de télécopieur au
travail;
« renseignements sur les produits du travail
» : renseignements
préparés ou recueillis par une personne ou un
groupe de personnes dans le cadre des responsabilités
associées à son emploi ou à son
entreprise, sauf les renseignements personnels concernant une
personne n’ayant ni préparé ni
recueilli les renseignements personnels.
IV. RESPONSABILITÉ
Le COVAN est responsable de la protection des renseignements
personnels dont il a le contrôle. À cette
fin, il a désigné au titre
d’agent de protection de la vie privée :
Chef de la protection de la vie privée
Comité d’organisation des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver
3585, rue Graveley
Vancouver (C.-B.)
V5K 5J5
Comité d’organisation des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver
3585, rue Graveley
Vancouver (C.-B.)
V5K 5J5
778-328-1023
Le COVAN a élaboré d’autres
politiques et procédures de confidentialité
que la présente politique, afin de protéger
vos renseignements personnels. Le COVAN entend
s’efforcer de veiller à ce que tous les
membres de l’équipe du COVAN ayant
accès à des renseignements personnels ou
ayant la responsabilité de renseignements personnels
suivent des programmes de formation et de sensibilisation sur les
politiques et pratiques de confidentialité essentielles
d’un niveau pertinent pour leur rôle.
COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Sauf si les fins de la collecte de renseignements personnels
sont évidentes et que vous nous communiquez
volontairement vos renseignements personnels à ces fins
évidentes, nous communiquerons les fins pour lesquelles
nous recueillons des renseignements personnels, soit de vive voix,
soit par écrit, avant la collecte ou au moment de
celle-ci.
Le COVAN a pour mandat de planifier, organiser, financer et
tenir les Jeux. Dans le cadre de l’exécution
de ce mandat, le COVAN peut recueillir vos renseignements
personnels. Nous recueillons des renseignements qui vous concernent
uniquement par des moyens justes et licites et dans la mesure
nécessaire à l’atteinte des buts
suivants :
-
réaliser le programme de cartes d’identification et d’accréditation des Jeux;
-
construire les sites des Jeux;
-
transporter les participants et les spectateurs aux Jeux;
-
organiser et tenir les épreuves sportives des Jeux;
-
assurer la sécurité pendant les Jeux;
-
loger les participants aux Jeux;
-
exécuter le mandat du COVAN en matière de développement durable;
-
offrir la possibilité de commanditer les Jeux;
-
fournir des services médicaux, ce qui comprend les services de santé et le contrôle du dopage, pendant les Jeux;
-
respecter les engagements contractuels pris par le COVAN aux termes du contrat intervenu entre la ville hôte et le Comité international olympique et de l’Entente multipartite;
-
fournir des programmes culturels dans le cadre des Jeux;
-
faciliter la tenue du programme de la flamme olympique et du relais de la flamme;
-
fournir des spectacles dans le cadre des Jeux;
-
fournir des médailles sportives et commémoratives;
-
assurer la protection juridique des symboles et marques de commerce olympiques;
-
exploiter un système de distribution des billets d’entrée et des produits dérivés et fournir les billets et les produits dérivés pour les Jeux;
-
faire de la publicité;
-
mettre en œuvre les programmes de marketing du COVAN;
-
respecter les exigences de la loi.
V. CONSENTEMENT
Le COVAN obtiendra des personnes concernées le
consentement à la collecte, à
l’utilisation ou à la divulgation de
renseignements personnels sauf dans les cas où, aux
termes de la présente politique de
confidentialité, nous avons l’autorisation
ou l’obligation de procéder sans obtenir de
consentement.
Le consentement peut être donné de vive
voix, par écrit ou par voie électronique, ou
il peut être implicite, dans le cas où une
personne raisonnable trouverait évident le but de la
collecte, de l’utilisation ou de la divulgation des
renseignements personnels et où vous nous fournissez
volontairement vos renseignements personnels à cette
fin.
Il peut également y avoir consentement implicite si
nous vous informons de la possibilité raisonnable que
vous avez de refuser l’utilisation ou la divulgation de
vos renseignements personnels et que vous ne vous
prévalez pas de ce choix.
Sauf dans le cas où vos renseignements personnels
sont nécessaires à la prestation
d’un service ou d’un produit ou que le
retrait de votre consentement empêche
l’exécution d’une prescription
de la loi, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement
à ce que le COVAN utilise vos renseignements personnels
à des fins particulières. Si vous choisissez
de retirer votre consentement à ce que le COVAN
recueille, utilise ou divulgue vos renseignements personnels, le
COVAN vous informera alors des conséquences du retrait
de votre consentement.
VI. UTILISATION ET DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
Le COVAN entend n’utiliser ou divulguer des
renseignements personnels que s’il est
nécessaire de le faire pour atteindre les fins
auxquelles ils ont été recueillis ou un but
ayant un lien raisonnable avec ces fins.
Pour assurer l’atteinte des fins pour lesquelles les
renseignements ont été recueillis, tel
qu’indiqué plus haut dans la
présente politique, le COVAN entend divulguer des
renseignements personnels à des tiers, dont la GRC (pour
des fins de sécurité et
d’accréditation), le Comité
international olympique (CIO), le Comité international
paralympique (CIP), le Comité olympique canadien (COC),
le Comité paralympique canadien (CPC) et les
comités olympiques d’autres pays, les
organismes des gouvernements provincial et
fédéral associés au COVAN pour
l’organisation des Jeux, les organismes de
bénévoles (notamment pour
l’administration du Programme d’accueil),
de même que les autres entrepreneurs et organismes
sous-traitants ayant conclu un marché avec le COVAN pour
l’aider à assurer la tenue des Jeux. Le
COVAN peut divulguer vos renseignements personnels à
l’extérieur du Canada. Dans la mesure
où nous concluons avec des tiers des marchés
ou d’autres arrangements comportant le transfert de
renseignements personnels, nous veillerons à ce que les
tiers passent avec nous des ententes permettant
d’assurer à vos renseignements personnels le
même niveau de protection que celui que fournit le
COVAN.
Dans certains cas, le COVAN pourra vous demander de consentir
à l’utilisation et à la
divulgation de vos renseignements personnels après
qu’ils auront été recueillis,
mais avant qu’ils soient utilisés ou
divulgués, par exemple si le COVAN veut utiliser vos
renseignements personnels à une fin qu’il ne
vous avait pas encore communiquée.
Lorsqu’il vous fournit des produits ou des services,
le COVAN ne vous oblige pas à consentir à ce
qu’il recueille, utilise ou divulgue
d’autres renseignements personnels que ceux dont il a
besoin pour fournir le produit ou le service.
Le COVAN ne tente pas d’obtenir votre consentement
à ce qu’il recueille, utilise ou divulgue
vos renseignements personnels en vous donnant des renseignements
faux ou trompeurs sur les fins de la collecte, de
l’utilisation ou de la divulgation de vos
renseignements personnels, ni en utilisant des pratiques trompeuses
ou déloyales. Le COVAN ne vendra ou louera vos
renseignements personnels à des tiers que si vous lui en
donnez le consentement explicite.
VII. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Si le COVAN utilise vos renseignements personnels pour prendre
une décision qui vous concerne directement, il
conservera ces renseignements personnels pendant au moins un an, de
manière à vous donner une
possibilité raisonnable de faire une demande
d’accès à ces renseignements.
Sous réserve de la disposition
précédente, le COVAN conservera vos
renseignements personnels uniquement pendant le temps
nécessaire à l’atteinte des fins
définies plus haut ou d’une fin
d’ordre juridique ou commercial.
Le COVAN entend élaborer des directives et mettre en
œuvre des procédures régissant la
destruction ou l’anonymisation des renseignements
personnels qu’il n’est plus tenu de
conserver.
Si le COVAN transfère des renseignements personnels
à un autre organisme à l’issue
des Jeux, le COVAN prendra les mesures nécessaires pour
veiller à la mise en place de directives et
procédures adéquates en matière de
protection des renseignements personnels, ainsi
qu’à la mise en œuvre de
directives et procédures pour la conservation des
renseignements personnels, y compris les délais de
conservation minimal et maximal.
VIII. EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le COVAN entend s’efforcer, par des mesures
raisonnables, de veiller à l’exactitude et
à l’exhaustivité de vos
renseignements personnels s’il est susceptible de
s’en servir pour prendre une décision qui
vous concerne ou de divulguer ces renseignements à une
autre organisation.
Le COVAN n’entend pas faire la mise à
jour régulière des renseignements personnels.
Si vous croyez que les renseignements personnels que vous avez
fournis au COVAN ne sont plus exacts ou complets, vous pouvez
demander au COVAN de mettre ses registres à jour. Toute
demande de mise à jour de vos renseignements personnels
doit se faire par écrit et donner assez de
détails pour nous permettre d’identifier ces
renseignements personnels et la correction demandée.
Veuillez acheminer votre demande de mise à jour ou de
correction de vos renseignements personnels au chef de la
protection des renseignements personnels du COVAN :
Par la poste
Chef de la protection de la vie privée
Comité d’organisation des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver
3585, rue Graveley
Vancouver (Colombie-Britannique)
V5K 5J5
Chef de la protection de la vie privée
Comité d’organisation des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver
3585, rue Graveley
Vancouver (Colombie-Britannique)
V5K 5J5
Au téléphone : 778-328-1023
Par courriel :
Privacy_Officer@vancouver2010.com
Si vous réussissez à démontrer
au COVAN que vos renseignements personnels sont inexacts ou
incomplets, le COVAN y apportera les corrections
nécessaires. Le COVAN acheminera également
les renseignements mis à jour à tous les
organismes auxquels il aura divulgué vos renseignements
personnels au cours de l’année
précédente.
Même si le COVAN établit
qu’aucune correction n’est
nécessaire, nous verserons à votre dossier
une note concernant votre demande de correction.
IX. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le COVAN a mis en œuvre des mesures de
sécurité afin de protéger les
renseignements personnels conservés sous quelque forme
que ce soit contre la perte ou le vol, contre
l’accès, la collecte,
l’utilisation, la divulgation, la copie, la
modification ou l’élimination sans
autorisation et contre d’autres risques similaires. Le
COVAN utilise des mesures de sécurité
d’une ampleur conséquente avec la
sensibilité des renseignements.
Le COVAN assure la protection adéquate de vos
renseignements au moyen des mesures suivantes :
-
des mesures d’ordre physique, comme le verrouillage des classeurs, des tiroirs et des bureaux, et la réglementation de l’accès aux bureaux;
-
des mesures d’ordre organisationnel, comme la limitation de l’accès aux « besoins réels » et l’imposition aux fournisseurs de service de l’obligation d’assurer des mesures de sécurité comparables;
-
des mesures d’ordre technologique, comme l’emploi de noms d’utilisateur, de mots de passe, de cryptage, de pare-feu Internet et de logiciels antivirus.
Lors de l’élimination ou de
l’anonymisation des renseignements personnels, le COVAN
entend utiliser les mesures de sécurité
adéquates définies dans ses
procédures de conservation et de destruction des
renseignements personnels afin d’éviter
toute utilisation inadéquate de vos renseignements
personnels.
Le COVAN entend examiner et mettre à jour sur une
base régulière ses politiques et mesures de
contrôle en matière de
sécurité, en fonction des changements
technologiques, afin d’assurer en permanence la
sécurité des renseignements personnels.
Le COVAN a élaboré une politique sur la
sécurité des renseignements personnels,
où il établit des dispositions plus
particulières que le COVAN entend suivre afin de veiller
en tout temps à la protection en de vos renseignements
personnels.
X. ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
Vous avez le droit d’accéder aux
renseignements personnels que détient le COVAN. Ce droit
est assujetti à certaines exceptions prescrites par la
PIPA.
Pour avoir accès à vos renseignements
personnels, vous devez présenter par écrit au
COVAN une demande donnant assez de détails pour lui
permettre d’identifier les renseignements personnels
recherchés.
On vous demandera peut-être de vous identifier en
fournissant certains renseignements personnels, afin de permettre
au COVAN de vérifier votre identité avant de
vous fournir vos renseignements personnels. On pourra aussi vous
poser des questions plus précises sur le type et la
quantité de renseignements personnels que vous
désirez consulter.
Le COVAN mettra les renseignements à votre
disposition dans les 30 jours ouvrables suivant la production de la
demande. Si le COVAN veut obtenir un prolongement du
délai de réponse à votre demande,
il vous informera par écrit du délai
supplémentaire.
Le COVAN peut vous imposer des frais minimaux pour
l’accès à vos renseignements
personnels. Dans l’éventualité
où le COVAN aurait l’intention
d’imposer des frais, nous vous présenterons
par écrit une estimation des frais et pourrons vous
demander de verser une partie ou la totalité de ces
frais en guise de dépôt, avant de vous donner
accès à vos renseignements personnels.
Dans sa réponse à votre demande
d’accès, le COVAN vous fournira les
renseignements personnels vous concernant dont il a le
contrôle, de l’information sur les
utilisations passées et actuelles de vos renseignements
personnels par le COVAN, ainsi que le nom des personnes ou
organismes à qui le COVAN a divulgué ces
renseignements personnels.
Si le COVAN rejette, en tout ou en partie, votre demande
d’accès à vos renseignements
personnels, nous vous en informerons par écrit. Cet avis
exposera les motifs du rejet et plus particulièrement
les exceptions de la PIPA sur lesquelles nous nous appuyons, et
nous vous informerons des recours dont vous disposez à
la suite du rejet de votre demande par le COVAN.
XI. CONTESTATION DE LA CONFORMITÉ : QUESTIONS
ET PLAINTES
Vous pouvez demander en tout temps de l’information
sur les politiques et pratiques du COVAN en matière de
confidentialité en communiquant avec l’agent
de protection des renseignements du COVAN :
Par la poste
Chef de la protection de la vie privée
Comité d’organisation des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver
3585, rue Graveley
Vancouver (Colombie-Britannique)
V5K 5J5
Chef de la protection de la vie privée
Comité d’organisation des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver
3585, rue Graveley
Vancouver (Colombie-Britannique)
V5K 5J5
Au téléphone : 778-328-1023
Par courriel :
Privacy_Officer@vancouver2010.com
Si vous avez une question ou une plainte au sujet des pratiques
du COVAN en matière de confidentialité,
veuillez adresser votre plainte, votre préoccupation ou
votre question par écrit à
l’agent de protection des renseignements personnels
désigné dans la présente
politique. Le COVAN a mis en œuvre des
procédures de traitement des demandes et des plaintes
afin de recevoir vos questions, préoccupations ou
plaintes relativement aux politiques et pratiques
associées au traitement de vos renseignements
personnels.
Si vous adressez par écrit une plainte, une
préoccupation ou une question au COVAN, celui-ci vous
informera de la procédure de traitement des plaintes. Le
COVAN procédera également à un
examen de votre préoccupation ou de votre plainte. Si le
COVAN conclut qu’une plainte est fondée, il
prendra les mesures nécessaires, lesquelles peuvent
comprendre la modification de ses politiques et pratiques. Le COVAN
vous informera du résultat de l’examen de
votre question ou de votre plainte.
Si la résolution proposée par le COVAN ne
vous satisfait pas, nous vous informerons de la
procédure à suivre pour communiquer votre
préoccupation à un niveau
supérieur.
La présente version est en vigueur depuis le 21 juin
2006.
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