I. CONTEXTE

Le Comité d’organisation des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver (COVAN) respecte votre vie privée et cherche à protéger vos renseignements personnels. La protection des renseignements personnels est assujettie aux dispositions de la Personal Information Protection Act ( « PIPA ») de la Colombie-Britannique et peut être assujettie à des lois provinciales ou fédérales canadiennes comparables.

La présente politique explique les circonstances dans lesquelles le COVAN peut recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels qui lui sont fournis dans le cadre de l’exécution de son mandat. Le COVAN s’est doté d’une politique de confidentialité relative à son site Web et d’autres politiques de confidentialité pour la protection des renseignements personnels de ses employés et bénévoles.

« Renseignements personnels » s’entend des renseignements concernant une personne qui peut être identifiée, sauf le nom, la fonction ou le titre du poste, le numéro de téléphone professionnel, les adresses postale et électronique au travail et le numéro de télécopieur au travail. Sont également exclus les renseignements relatifs aux produits du travail de la personne.

La présente politique décrit les principes et pratiques que le COVAN entend suivre afin de protéger vos renseignements personnels. Le COVAN entend assurer l’exactitude, la confidentialité et la protection de vos renseignements personnels et se conformer aux prescriptions de la loi qui vous autorisent à demander l’accès et la correction de vos renseignements personnels.

II. CHAMP D’APPLICATION

La présente politique s’applique au COVAN. Le COVAN se réserve le droit de modifier sa politique de confidentialité de temps à autre afin d’assurer sa concordance avec les modifications éventuelles aux lois et règlements.

La présente politique de confidentialité ne prescrit aucune limite quant à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels :

• visés par l’une des exceptions prévues aux articles 12, 15 et 18 de la PIPA sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels sans le consentement de la personne; 
• recueillis avant le 1er janvier 2004, si l’utilisation et la divulgation de ces renseignements personnels visent les fins raisonnables pour lesquelles ils ont été recueillis.

La présente politique de confidentialité ne s’applique pas aux renseignements personnels visés par la Freedom of Information and Protection of Privacy Act de la Colombie-Britannique ou par la Loi sur l’accès à l’information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels du Canada.

III. DÉFINITIONS

Les définitions qui suivent s’appliquent à la présente politique.
« COVAN » : le Comité d’organisation des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver.
« Jeux » : les Jeux olympiques d’hiver de 2010 et les Jeux paralympiques d’hiver de 2010.
« participants » : personnes qui viennent aux Jeux afin d’y participer, y compris, de façon non limitative, les athlètes, les juges, les arbitres, les soigneurs, les entraîneurs, les membres des médias et les membres de la famille olympique;
« collecte » : action de réunir, d’acquérir ou d’obtenir des renseignements personnels de quelque source que ce soit, y compris des tiers, et par quelque moyen que ce soit;
« consentement » : accord donné volontairement par une personne quant à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels à des fins raisonnables qui lui ont été communiquées. Le consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement explicite peut être donné de vive voix ou par écrit, mais il est toujours sans équivoque. Le consentement implicite est celui qu’on peut raisonnablement déduire de l’action ou de l’inaction d’une personne;
« divulgation » : action de rendre des renseignements personnels disponibles à l’extérieur du COVAN;
« utilisation » : traitement, manipulation, gestion et conservation de renseignements personnels par le COVAN;
« renseignements personnels » : renseignements concernant une personne qui peut être identifiée, sauf les coordonnées de la personne et les renseignements concernant les produits de son travail;
« coordonnées » : renseignements permettant d’entrer en communication avec une personne à son lieu de travail, soit le nom de la personne, la fonction ou le titre du poste, le numéro de téléphone professionnel, les adresses postale et électronique au travail et le numéro de télécopieur au travail;
« renseignements sur les produits du travail » : renseignements préparés ou recueillis par une personne ou un groupe de personnes dans le cadre des responsabilités associées à son emploi ou à son entreprise, sauf les renseignements personnels concernant une personne n’ayant ni préparé ni recueilli les renseignements personnels.

IV. RESPONSABILITÉ

Le COVAN est responsable de la protection des renseignements personnels dont il a le contrôle. À cette fin, il a désigné au titre d’agent de protection de la vie privée :

Chef de la protection de la vie privée

Comité d’organisation des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver
3585, rue Graveley
Vancouver (C.-B.)
V5K 5J5

778-328-1023

Privacy_Officer@vancouver2010.com

Le COVAN a élaboré d’autres politiques et procédures de confidentialité que la présente politique, afin de protéger vos renseignements personnels. Le COVAN entend s’efforcer de veiller à ce que tous les membres de l’équipe du COVAN ayant accès à des renseignements personnels ou ayant la responsabilité de renseignements personnels suivent des programmes de formation et de sensibilisation sur les politiques et pratiques de confidentialité essentielles d’un niveau pertinent pour leur rôle.

COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sauf si les fins de la collecte de renseignements personnels sont évidentes et que vous nous communiquez volontairement vos renseignements personnels à ces fins évidentes, nous communiquerons les fins pour lesquelles nous recueillons des renseignements personnels, soit de vive voix, soit par écrit, avant la collecte ou au moment de celle-ci.

Le COVAN a pour mandat de planifier, organiser, financer et tenir les Jeux. Dans le cadre de l’exécution de ce mandat, le COVAN peut recueillir vos renseignements personnels. Nous recueillons des renseignements qui vous concernent uniquement par des moyens justes et licites et dans la mesure nécessaire à l’atteinte des buts suivants : 

• réaliser le programme de cartes d’identification et d’accréditation des Jeux;
• construire les sites des Jeux;
• transporter les participants et les spectateurs aux Jeux;
• organiser et tenir les épreuves sportives des Jeux;
• assurer la sécurité pendant les Jeux;
• loger les participants aux Jeux;
• exécuter le mandat du COVAN en matière de développement durable;
• offrir la possibilité de commanditer les Jeux;
• fournir des services médicaux, ce qui comprend les services de santé et le contrôle du dopage, pendant les Jeux;
• respecter les engagements contractuels pris par le COVAN aux termes du contrat intervenu entre la ville hôte et le Comité international olympique et de l’Entente multipartite;
• fournir des programmes culturels dans le cadre des Jeux;
• faciliter la tenue du programme de la flamme olympique et du relais de la flamme;
• fournir des spectacles dans le cadre des Jeux;
• fournir des médailles sportives et commémoratives;
• assurer la protection juridique des symboles et marques de commerce olympiques;
• exploiter un système de distribution des billets d’entrée et des produits dérivés et fournir les billets et les produits dérivés pour les Jeux;
• faire de la publicité;
• mettre en œuvre les programmes de marketing du COVAN; 
• respecter les exigences de la loi.

V. CONSENTEMENT

Le COVAN obtiendra des personnes concernées le consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels sauf dans les cas où, aux termes de la présente politique de confidentialité, nous avons l’autorisation ou l’obligation de procéder sans obtenir de consentement.

Le consentement peut être donné de vive voix, par écrit ou par voie électronique, ou il peut être implicite, dans le cas où une personne raisonnable trouverait évident le but de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels et où vous nous fournissez volontairement vos renseignements personnels à cette fin.

Il peut également y avoir consentement implicite si nous vous informons de la possibilité raisonnable que vous avez de refuser l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels et que vous ne vous prévalez pas de ce choix.

Sauf dans le cas où vos renseignements personnels sont nécessaires à la prestation d’un service ou d’un produit ou que le retrait de votre consentement empêche l’exécution d’une prescription de la loi, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à ce que le COVAN utilise vos renseignements personnels à des fins particulières. Si vous choisissez de retirer votre consentement à ce que le COVAN recueille, utilise ou divulgue vos renseignements personnels, le COVAN vous informera alors des conséquences du retrait de votre consentement.

VI. UTILISATION ET DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le COVAN entend n’utiliser ou divulguer des renseignements personnels que s’il est nécessaire de le faire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis ou un but ayant un lien raisonnable avec ces fins.

Pour assurer l’atteinte des fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis, tel qu’indiqué plus haut dans la présente politique, le COVAN entend divulguer des renseignements personnels à des tiers, dont la GRC (pour des fins de sécurité et d’accréditation), le Comité international olympique (CIO), le Comité international paralympique (CIP), le Comité olympique canadien (COC), le Comité paralympique canadien (CPC) et les comités olympiques d’autres pays, les organismes des gouvernements provincial et fédéral associés au COVAN pour l’organisation des Jeux, les organismes de bénévoles (notamment pour l’administration du Programme d’accueil), de même que les autres entrepreneurs et organismes sous-traitants ayant conclu un marché avec le COVAN pour l’aider à assurer la tenue des Jeux. Le COVAN peut divulguer vos renseignements personnels à l’extérieur du Canada. Dans la mesure où nous concluons avec des tiers des marchés ou d’autres arrangements comportant le transfert de renseignements personnels, nous veillerons à ce que les tiers passent avec nous des ententes permettant d’assurer à vos renseignements personnels le même niveau de protection que celui que fournit le COVAN.

Dans certains cas, le COVAN pourra vous demander de consentir à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels après qu’ils auront été recueillis, mais avant qu’ils soient utilisés ou divulgués, par exemple si le COVAN veut utiliser vos renseignements personnels à une fin qu’il ne vous avait pas encore communiquée.

Lorsqu’il vous fournit des produits ou des services, le COVAN ne vous oblige pas à consentir à ce qu’il recueille, utilise ou divulgue d’autres renseignements personnels que ceux dont il a besoin pour fournir le produit ou le service.

Le COVAN ne tente pas d’obtenir votre consentement à ce qu’il recueille, utilise ou divulgue vos renseignements personnels en vous donnant des renseignements faux ou trompeurs sur les fins de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de vos renseignements personnels, ni en utilisant des pratiques trompeuses ou déloyales. Le COVAN ne vendra ou louera vos renseignements personnels à des tiers que si vous lui en donnez le consentement explicite.

VII. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Si le COVAN utilise vos renseignements personnels pour prendre une décision qui vous concerne directement, il conservera ces renseignements personnels pendant au moins un an, de manière à vous donner une possibilité raisonnable de faire une demande d’accès à ces renseignements.

Sous réserve de la disposition précédente, le COVAN conservera vos renseignements personnels uniquement pendant le temps nécessaire à l’atteinte des fins définies plus haut ou d’une fin d’ordre juridique ou commercial.

Le COVAN entend élaborer des directives et mettre en œuvre des procédures régissant la destruction ou l’anonymisation des renseignements personnels qu’il n’est plus tenu de conserver.

Si le COVAN transfère des renseignements personnels à un autre organisme à l’issue des Jeux, le COVAN prendra les mesures nécessaires pour veiller à la mise en place de directives et procédures adéquates en matière de protection des renseignements personnels, ainsi qu’à la mise en œuvre de directives et procédures pour la conservation des renseignements personnels, y compris les délais de conservation minimal et maximal.

VIII. EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le COVAN entend s’efforcer, par des mesures raisonnables, de veiller à l’exactitude et à l’exhaustivité de vos renseignements personnels s’il est susceptible de s’en servir pour prendre une décision qui vous concerne ou de divulguer ces renseignements à une autre organisation.

Le COVAN n’entend pas faire la mise à jour régulière des renseignements personnels. Si vous croyez que les renseignements personnels que vous avez fournis au COVAN ne sont plus exacts ou complets, vous pouvez demander au COVAN de mettre ses registres à jour. Toute demande de mise à jour de vos renseignements personnels doit se faire par écrit et donner assez de détails pour nous permettre d’identifier ces renseignements personnels et la correction demandée. Veuillez acheminer votre demande de mise à jour ou de correction de vos renseignements personnels au chef de la protection des renseignements personnels du COVAN :
Par la poste

Chef de la protection de la vie privée
Comité d’organisation des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver
3585, rue Graveley
Vancouver (Colombie-Britannique)
V5K 5J5

Au téléphone : 778-328-1023

Par courriel : Privacy_Officer@vancouver2010.com

Si vous réussissez à démontrer au COVAN que vos renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, le COVAN y apportera les corrections nécessaires. Le COVAN acheminera également les renseignements mis à jour à tous les organismes auxquels il aura divulgué vos renseignements personnels au cours de l’année précédente.

Même si le COVAN établit qu’aucune correction n’est nécessaire, nous verserons à votre dossier une note concernant votre demande de correction.

IX. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le COVAN a mis en œuvre des mesures de sécurité afin de protéger les renseignements personnels conservés sous quelque forme que ce soit contre la perte ou le vol, contre l’accès, la collecte, l’utilisation, la divulgation, la copie, la modification ou l’élimination sans autorisation et contre d’autres risques similaires. Le COVAN utilise des mesures de sécurité d’une ampleur conséquente avec la sensibilité des renseignements.

Le COVAN assure la protection adéquate de vos renseignements au moyen des mesures suivantes :

1. des mesures d’ordre physique, comme le verrouillage des classeurs, des tiroirs et des bureaux, et la réglementation de l’accès aux bureaux;
2. des mesures d’ordre organisationnel, comme la limitation de l’accès aux « besoins réels » et l’imposition aux fournisseurs de service de l’obligation d’assurer des mesures de sécurité comparables;
3. des mesures d’ordre technologique, comme l’emploi de noms d’utilisateur, de mots de passe, de cryptage, de pare-feu Internet et de logiciels antivirus.

Lors de l’élimination ou de l’anonymisation des renseignements personnels, le COVAN entend utiliser les mesures de sécurité adéquates définies dans ses procédures de conservation et de destruction des renseignements personnels afin d’éviter toute utilisation inadéquate de vos renseignements personnels.

Le COVAN entend examiner et mettre à jour sur une base régulière ses politiques et mesures de contrôle en matière de sécurité, en fonction des changements technologiques, afin d’assurer en permanence la sécurité des renseignements personnels.
Le COVAN a élaboré une politique sur la sécurité des renseignements personnels, où il établit des dispositions plus particulières que le COVAN entend suivre afin de veiller en tout temps à la protection en de vos renseignements personnels.

X. ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que détient le COVAN. Ce droit est assujetti à certaines exceptions prescrites par la PIPA.

Pour avoir accès à vos renseignements personnels, vous devez présenter par écrit au COVAN une demande donnant assez de détails pour lui permettre d’identifier les renseignements personnels recherchés.

On vous demandera peut-être de vous identifier en fournissant certains renseignements personnels, afin de permettre au COVAN de vérifier votre identité avant de vous fournir vos renseignements personnels. On pourra aussi vous poser des questions plus précises sur le type et la quantité de renseignements personnels que vous désirez consulter.

Le COVAN mettra les renseignements à votre disposition dans les 30 jours ouvrables suivant la production de la demande. Si le COVAN veut obtenir un prolongement du délai de réponse à votre demande, il vous informera par écrit du délai supplémentaire.

Le COVAN peut vous imposer des frais minimaux pour l’accès à vos renseignements personnels. Dans l’éventualité où le COVAN aurait l’intention d’imposer des frais, nous vous présenterons par écrit une estimation des frais et pourrons vous demander de verser une partie ou la totalité de ces frais en guise de dépôt, avant de vous donner accès à vos renseignements personnels.

Dans sa réponse à votre demande d’accès, le COVAN vous fournira les renseignements personnels vous concernant dont il a le contrôle, de l’information sur les utilisations passées et actuelles de vos renseignements personnels par le COVAN, ainsi que le nom des personnes ou organismes à qui le COVAN a divulgué ces renseignements personnels.

Si le COVAN rejette, en tout ou en partie, votre demande d’accès à vos renseignements personnels, nous vous en informerons par écrit. Cet avis exposera les motifs du rejet et plus particulièrement les exceptions de la PIPA sur lesquelles nous nous appuyons, et nous vous informerons des recours dont vous disposez à la suite du rejet de votre demande par le COVAN.

XI. CONTESTATION DE LA CONFORMITÉ : QUESTIONS ET PLAINTES

Vous pouvez demander en tout temps de l’information sur les politiques et pratiques du COVAN en matière de confidentialité en communiquant avec l’agent de protection des renseignements du COVAN :

Par la poste
Chef de la protection de la vie privée
Comité d’organisation des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver
3585, rue Graveley
Vancouver (Colombie-Britannique)
V5K 5J5

Au téléphone : 778-328-1023

Par courriel : Privacy_Officer@vancouver2010.com

Si vous avez une question ou une plainte au sujet des pratiques du COVAN en matière de confidentialité, veuillez adresser votre plainte, votre préoccupation ou votre question par écrit à l’agent de protection des renseignements personnels désigné dans la présente politique. Le COVAN a mis en œuvre des procédures de traitement des demandes et des plaintes afin de recevoir vos questions, préoccupations ou plaintes relativement aux politiques et pratiques associées au traitement de vos renseignements personnels.
Si vous adressez par écrit une plainte, une préoccupation ou une question au COVAN, celui-ci vous informera de la procédure de traitement des plaintes. Le COVAN procédera également à un examen de votre préoccupation ou de votre plainte. Si le COVAN conclut qu’une plainte est fondée, il prendra les mesures nécessaires, lesquelles peuvent comprendre la modification de ses politiques et pratiques. Le COVAN vous informera du résultat de l’examen de votre question ou de votre plainte.

Si la résolution proposée par le COVAN ne vous satisfait pas, nous vous informerons de la procédure à suivre pour communiquer votre préoccupation à un niveau supérieur.

La présente version est en vigueur depuis le 21 juin 2006.